Das PDF-Problem: Mehr als nur digitales Papier

PDF-Dokumente sind im Geschäftsalltag allgegenwärtig: Rechnungen, Produktbroschüren, Anleitungen, Whitepaper. Oft werden sie jedoch nur als digitales Abbild eines gedruckten Dokuments behandelt, was für die Barrierefreiheit eine Katastrophe ist. Ein nicht barrierefreies PDF ist für einen Screenreader-Nutzer wie ein Bild ohne Alt-Text – eine unüberwindbare Hürde, da die Struktur, Lesereihenfolge und der Inhalt nicht programmatisch erfassbar sind.

Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) erfasst auch solche Dokumente, wenn sie Teil einer unter das Gesetz fallenden Dienstleistung sind (z.B. die Rechnung eines Onlineshops oder die Vertragsbedingungen einer Online-Bank).

Was macht ein PDF barrierefrei? Das Geheimnis der "Tags"

Die Grundlage für ein barrierefreies PDF ist die Strukturierung durch Tags. Ein getaggtes PDF enthält eine unsichtbare, hierarchische Strukturebene, ähnlich wie die HTML-Tags einer Webseite. Diese Tags teilen assistiven Technologien mit, was ein Element ist und in welcher Reihenfolge es gelesen werden soll.

Die wichtigsten Anforderungen sind:

• Getaggter Inhalt: Alle relevanten Inhalte (Texte, Bilder, Tabellen) müssen mit einem passenden Tag versehen sein (z.B. <P> für Absätze, <H1> für Hauptüberschriften, <Figure> für Bilder).
• Logische Lesereihenfolge: Die Reihenfolge der Tags muss der visuellen Lesereihenfolge entsprechen. Dies ist besonders bei mehrspaltigen Layouts entscheidend.
• Alternativtexte für Bilder: Genau wie auf Webseiten benötigen alle informativen Bilder im PDF einen Alternativtext.
• Korrekte Tabellenstruktur: Tabellen müssen als solche getaggt sein, inklusive klar definierter Kopfzeilen (<TH>), damit die Zuordnung von Datenzellen zu ihren Überschriften möglich ist.
• Dokumentsprache festlegen: Die Hauptsprache des Dokuments muss in den Datei-Eigenschaften hinterlegt sein, damit Screenreader den Inhalt mit der korrekten Aussprache vorlesen können.
• Weitere Merkmale: Ein aussagekräftiger Dokumenttitel, Lesezeichen für lange Dokumente zur Navigation und barrierefreie Formularfelder, falls vorhanden.

Wie erstellt und prüft man barrierefreie PDFs?

Die gute Nachricht ist: Barrierefreiheit beginnt im Quelldokument. Es ist deutlich einfacher, ein barrierefreies PDF aus einer gut strukturierten Quelle zu erstellen, als ein bestehendes, nicht getaggtes PDF nachträglich zu "reparieren".

1. In Word oder InDesign beginnen: Verwenden Sie die eingebauten Funktionen für Formatvorlagen (Überschrift 1, Absatz etc.), erstellen Sie Alt-Texte für Bilder und definieren Sie Tabellenköpfe. Diese Programme können die Strukturinformationen beim PDF-Export direkt als Tags übergeben. Achten Sie auf die richtigen Export-Einstellungen (z.B. "Für elektronische Verteilung und Barrierefreiheit optimieren").
2. Prüfung in Adobe Acrobat Pro: Acrobat Pro bietet ein eingebautes Werkzeug zur Barrierefreiheitsprüfung, das viele technische Probleme aufdecken kann. Es ermöglicht auch die manuelle Bearbeitung der Tag-Struktur und der Lesereihenfolge, was oft für den Feinschliff notwendig ist.
3. Manuelle Prüfung: Lassen Sie sich das Dokument von einem Screenreader vorlesen. Das ist der beste Weg, um zu verstehen, wie die Inhalte von Nutzern assistiver Technologien tatsächlich wahrgenommen werden.

Die Erstellung barrierefreier PDFs erfordert Sorgfalt, ist aber ein entscheidender Schritt, um sicherzustellen, dass wirklich alle Ihre Informationen für jeden zugänglich sind.